Logo
3 Грудня 2016, 10:30

Як франківські чиновники переходять на електронний документообіг і яка користь від цього франківцям

Майже місяць франківські чиновники працюють з документами по-новому – міськвиконком запровадив систему електронного документообігу «Діловод». Що ж воно таке і яка користь з електронних документів франківцям?

papir

Кліком мишки

«Перехід міськвиконкому на елект­ронний документообіг означає, що листування й обмін внутрішніми документами, службовими записками, розпорядженнями, заявами відбувається в системі «Діловод», тобто через комп’ютер», – розповідає Андрій Чайківський, заступник начальника відділу програмного та комп’ютерного забезпечення міськвиконкому.

Якщо говорити просто, то система «Діловод» – це комп’ютерна програма, яка дозволяє зберігати документи, розсилати та працювати з ними в онлайн-режимі.

«Якщо, до прикладу, приходить лист, то він залишається лише в канцелярії. Його ніхто нікуди не носить, як це було ще в жовтні. Лист сканують, додають штрих-код і вносять в систему, – пояснює Чайківський. – Далі заповнюють картку, вказують одержувачів документа, виконавців, завдання, терміни виконання. І всі одержувачі одразу отримують документ. Папір нікуди не ходить».

За його словами, перша перевага програми – економія часу. Якщо до того працівники канцелярії мали носити чи не кожен документ міському голові на стіл, а далі розносити чи розсилати виконавцям – структурам виконкому, то тепер усе робиться кліком мишки.

«Та найголовніше, що ми перевели внутрішні документи. Наприклад, відбувається листування між фінансовим управлінням і комунальним департаментом. Обидві структури ж наші, але «спілкуються» паперовими листами. Листування може тривати кілька місяців, – каже Андрій Чайківський. – Зараз ці листи вже в електронному вигляді».

Нововведення також пришвидшить отримання відповідей на запити та листи від мешканців.

«Якщо пошту розглядали від одного до п’яти днів, то тепер інформація до виконавців або розпорядників інформації потрапляє в межах 10 хвилин, як тільки реєструється картка в системі, – говорить програміст. – Тож і відповіді громадянам готуються швидше, особливо коли запит – електронний».

Півмільйона на копії

Систему електронного документообігу в міськвиконкомі почали впроваджувати ще в 2012 році. За словами Чайківського, тоді прийняли одразу кілька нормативно-правових актів про доступ до публічної інформації в рамках стратегії «Open date». Того ж року в міськвикон­комі запустили два сайти: з нормативними актами (namvk.if.ua) та електронний уряд міста (emvk.if.ua). На першому ресурсі публікуються рішення виконкому, міського голови, міськради, розпорядження мера й регуляторні акти. На другому користувачі можуть подавати електронні звернення та запити на інформацію, не виходячи з дому, через інтернет.

На цьому робота над запровадженням електронного документообігу призупинилась на чотири роки. Відновили її в січні 2016-ого.

«Одна з причин переходу на елект­ронний документообіг – економія коштів і паперу, – каже Чайківський. – Було так, що приходив документ і, щоб розіслати виконавцям, його треба було відксерити 15-16 разів. А якщо це протокол наради, то бувало й до 20 копій. Зараз ми в рази зменшили друкування та копіювання. Менше папок, менше використаного паперу».

Лише канцелярія апарату міськ­виконкому щорічно на обслуговування комп’ютерної техніки та папір витрачала понад 285 тис грн. «Якщо додати ще інші структурні підрозділи і комунальні підприємства, то, думаю, сума складе точно більше півмільйона гривень. Ці гроші можна спрямувати на більш суттєві речі, ніж порошки, папір і ксерокопіювання», – говорить програміст.

А от розробка системи, каже Андрій Чайківський, не коштувала нічого: «Всю систему розробили троє працівників відділу. Взяли демо-версії програм, які є на ринку України, почали показувати працівникам канцелярії. Ті вказали на неточності, на недосконалості, які там були.Вирішили робити щось своє. Програму, яка б на 100 % підходила нашим працівникам, нашому рег­ламенту. Для прикладу, аналогічна система для Вінниці коштувала 850 тис грн. Для нас, якби замовляли розробку зовні, – десь 500 тис».

Чайківський каже, працювали вони – як ентузіасти, чи отримали премію за розробку програми – не зізнається, лише посміхається.

Усіх комунальників – у систему

Наразі в системі «Діловод» працюють 150 робочих місць —на ті комп’ютери, що були раніше, просто встановили програму й налаштували сканер. Також 150 працівників пройшли тригодинний курс навчання.

«В першу чергу навчали керівників департаментів та управлінь і їхніх діловодів, – розповідає Чайківський. – Якщо у відділі працюють п’ять осіб, то там поставили два робочі місця. Якщо структура має відділи, то більше. Наприклад, у комунальному департаменті маємо дев’ять робочих місць. Плануємо долучити до роботи в системі всі комунальні підприємства. Поки лише в «Теплокомуненерго» є два робочі місця».

Щоб охопити всі комунальні підприємства та розширити мережу користувачів програми у виконкомі, програмісти кажуть, потрібно організувати ще сотню робочих місць.

«Програма сподобалась не всім одразу, – сміється Чайківський. – Проблема в низькій комп’ютерній грамотності і боязні новацій. Але були й такі, що самі, без навчання, розбирались у програмі і дякували за те, що вона спрощує роботу. За електронними документами – майбутнє».

З впровадженням електронного цифрового підпису, яке очікують у січні, каже програміст, обсяг роботи з документами в системі «Діловод» стане ще більшим.

Джерело: Репортер